In der modernen Geschäftswelt setzen immer mehr Unternehmen auf Shared Service Center (SSC), um operative Prozesse zu bündeln und Kosten zu senken. Doch was genau ist ein Shared Service Center, wie wird es aufgebaut, und welche Unternehmen im DACH-Raum nutzen dieses Modell? In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige rund um Shared Service Center und wohin die Entwicklung geht.
Was ist ein Shared Service Center?
Ein Shared Service Center (SSC) ist eine zentrale Einheit innerhalb eines Unternehmens oder Konzerns, die bestimmte administrative und unterstützende Funktionen für mehrere Abteilungen oder Tochtergesellschaften übernimmt. Statt dass jede Geschäftseinheit eigene Personal-, Finanz- oder IT-Abteilungen betreibt, werden diese Dienstleistungen in einem SSC zusammengeführt.
Typische Bereiche, die in einem SSC organisiert werden:
- Finanzbuchhaltung & Controlling (z. B. Rechnungsstellung, Kreditoren-/Debitorenbuchhaltung)
- Personalwesen (HR Services) (z. B. Gehaltsabrechnung, Recruiting, Onboarding)
- IT-Support & Infrastruktur (z. B. Helpdesk, Software-Administration, Cloud-Services)
- Beschaffung & Einkauf (z. B. Vertragsmanagement, Lieferantenverwaltung)
- Rechts- & Compliance-Dienstleistungen
Was wird typischerweise NICHT in einem Shared Service Center organisiert?
Während SSCs viele standardisierbare und transaktionale Prozesse bündeln, gibt es einige Bereiche, die aufgrund ihrer strategischen, kreativen oder geschäftskritischen Natur meist nicht in einem SSC angesiedelt werden:
- Kernkompetenzen & strategische Entscheidungen: Unternehmensstrategie, Produktentwicklung und Innovationsmanagement bleiben meist bei den Fachabteilungen oder der Geschäftsführung.
- Vertrieb & Kundenbeziehungen: Direkte Kundeninteraktionen, Verkaufsstrategien und Key-Account-Management werden selten zentralisiert, da sie eine enge Marktanpassung erfordern.
- Forschung & Entwicklung (F&E): Kreative Entwicklungsprozesse sind stark auf spezifisches Fachwissen angewiesen und werden selten in standardisierte SSC-Prozesse integriert.
- Individuelle Personalentwicklung: Während standardisierte HR-Prozesse wie Gehaltsabrechnung oder Vertragsmanagement ins SSC ausgelagert werden können, bleiben Talentmanagement, Führungskräfteentwicklung und Unternehmenskultur in den jeweiligen Geschäftsbereichen.
- Marketing & Branding: Kreative Kampagnen, Markenstrategie und Marktforschung sind oft unternehmensspezifisch und schwer zu standardisieren.
- Krisenmanagement & Risikosteuerung: Kritische Unternehmensentscheidungen in Notfällen oder rechtlichen Krisen müssen schnell und individuell getroffen werden und sind daher meist nicht im SSC angesiedelt.
Wie wird ein Shared Service Center aufgebaut?
Der Aufbau eines Shared Service Centers erfolgt in mehreren Phasen:
- Analyse & Strategieentwicklung
- Welche Prozesse können zentralisiert werden?
- Welche Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen sind möglich?
- Auswahl des Standorts: intern, regional oder international?
- Design & Planung
- Definition von Standardprozessen und Service Level Agreements (SLAs)
- Auswahl geeigneter Technologieplattformen (z. B. ERP-Systeme wie SAP, Workday)
- Erstellung eines Governance-Modells für das SSC
- Implementierung & Migration
- Überführung der Services in die neue Organisationseinheit
- Schulung der Mitarbeitenden und Change-Management
- Anpassung von IT-Systemen und Workflows
- Optimierung & Weiterentwicklung
- Kontinuierliche Verbesserung durch Automatisierung und KI
- Skalierung des SSC auf weitere Unternehmensbereiche oder Standorte
Welche Unternehmen im DACH-Raum nutzen Shared Service Center?
Viele große Unternehmen setzen auf SSCs, um ihre administrativen Prozesse effizienter zu gestalten. Beispiele für Firmen im DACH-Raum, die ein Shared Service Center betreiben:
- Siemens (Deutschland) – Finanzbuchhaltung, HR-Services
- BMW Group (Deutschland) – Einkauf & IT-Dienstleistungen
- Daimler AG (Deutschland) – HR- und Finanzservices
- Swisscom (Schweiz) – IT- und Kundenservice-Prozesse
- ÖBB (Österreichische Bundesbahnen) – Finanzbuchhaltung & Personalverwaltung
- Voestalpine (Österreich) – Einkaufs- und HR-Services
Zukunftstrends: Wohin entwickelt sich das Shared Service Center?
Die Zukunft von Shared Service Centern wird maßgeblich durch Automatisierung, Künstliche Intelligenz (KI) und Digitalisierung geprägt. Zu den wichtigsten Entwicklungen gehören:
- Robotic Process Automation (RPA) zur Automatisierung repetitiver Aufgaben
- Künstliche Intelligenz (KI) für Datenanalysen und Chatbots in der Kundenbetreuung
- Hybride Modelle: Kombination aus internen SSCs und Outsourcing an spezialisierte Dienstleister
- Nearshoring & Offshoring: Verlagerung von SSCs in kostengünstigere Regionen (z. B. Osteuropa)
- Fokus auf strategische Aufgaben: Operative Standardprozesse werden durch KI ersetzt, während SSCs sich stärker auf Prozessoptimierung und strategische Steuerung konzentrieren
Fazit
Shared Service Center sind ein effektives Mittel, um Unternehmensprozesse zu zentralisieren, Kosten zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Während bisher der Fokus auf operativen Dienstleistungen lag, werden zukünftige SSCs verstärkt auf Automatisierung und datengetriebene Entscheidungen setzen. Unternehmen, die frühzeitig auf diese Entwicklungen reagieren, können langfristig ihre Wettbewerbsfähigkeit sichern.
Welche Erfahrungen haben Sie mit Shared Service Centern gemacht? Nutzen Sie bereits zentrale Serviceeinheiten in Ihrem Unternehmen?
