In jedem Projekt kommt der Punkt, an dem die Frage aufkommt: Welches Tool verwenden wir dafür?
Und meistens beginnt damit der echte Projektdschungel.
Denn: Die Auswahl ist riesig – und nicht jedes Tool hält, was es verspricht.
In diesem Beitrag stelle ich erprobte Projektmanagement-Tools vor, mit denen Teams auch unter Zeitdruck übersichtlich, effizient und digital zusammenarbeiten können. Ich zeige, welche Werkzeuge sich für welche Zwecke eignen, wo ihre Stärken liegen – und wo auch mal Stolpersteine lauern.
Projektmanagement braucht Werkzeuge – aber die richtigen
Digitale Tools sollen nicht noch mehr Arbeit machen, sondern Komplexität reduzieren.
Ein gutes Tool…
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unterstützt die Kommunikation im Team
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schafft Transparenz über Aufgaben & Fortschritte
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hilft bei der Priorisierung und Planung
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ist intuitiv und anpassbar an die Arbeitsweise des Teams
Tool-Check: Diese 5 Tools haben sich in der Praxis bewährt
1. Microsoft Planner (oder Project für Fortgeschrittene)
Ideal für: Microsoft-basierte Organisationen, einfache Teamprojekte
Stärken:
✔ Nahtlos integriert in Teams, Outlook, To Do
✔ Leicht verständliche Kanban-Ansicht
✔ Perfekt für kleinere, operative Projektteams
Schwächen:
✘ Wenig Reporting- oder Steuerungsfunktionen
✘ Für komplexe Projekte zu einfach
2. Asana
Ideal für: Kreativteams, KMU, digital affine Organisationen
Stärken:
✔ Flexible Ansichten (Listen, Boards, Zeitleisten)
✔ Aufgaben mit Kommentaren, Deadlines, Unteraufgaben
✔ Automatisierungen für wiederkehrende Workflows
Schwächen:
✘ Oberfläche kann für neue Nutzer überfordernd wirken
✘ In der Gratisversion eingeschränkte Funktionen
🔗 Asana
3. Trello
Ideal für: kleine Teams, NGOs, To-Do-basierte Projekte
Stärken:
✔ Extrem intuitive Kanban-Oberfläche
✔ Sehr guter Einstieg in digitales Projektmanagement
✔ Viele Power-Ups für Erweiterungen (z. B. Kalender, Zeiterfassung)
Schwächen:
✘ Keine Zeitleiste / Gantt-Chart ohne Erweiterung
✘ Für komplexe Projekte schnell zu unübersichtlich
🔗 Trello
4. Jira
Ideal für: IT- und Softwareentwicklung, agile Teams
Stärken:
✔ Perfekt für Scrum- oder Kanban-Projekte
✔ Epics, User Stories, Sprint-Planung
✔ Starke Integrationen (z. B. Confluence, Git, Zeiterfassung)
Schwächen:
✘ Technisch & komplex – nichts für Gelegenheitsnutzer
✘ Overkill für einfache Projekte
🔗 Jira
5. Notion
Ideal für: dokumentationsintensive Projekte, individuelle Workflows
Stärken:
✔ Kombination aus Wiki, Projektplaner und Datenbank
✔ Vollständig anpassbar – von Notizen bis Roadmaps
✔ Ideal für Einzelunternehmer oder Teams mit vielen Textinhalten
Schwächen:
✘ Etwas „nerdig“ in der Bedienung
✘ Wenig strukturierte Projektvorgaben – viel Eigeninitiative nötig
🔗 Notion
Fazit: Welches Tool passt zu Ihrem Projekt?
| Wenn Sie… | Dann passt… |
|---|---|
| Microsoft nutzen | Planner / Project |
| ein kleines Team sind | Trello oder Asana Free |
| komplex und agil arbeiten | Jira |
| viel schreiben und dokumentieren | Notion |
| ein einfaches Tool für alle suchen | Asana oder Planner |
Am wichtigsten ist: Nicht das Tool macht das Projekt erfolgreich – sondern die Klarheit, wie es verwendet wird.
Ein Tool ist kein Ersatz für Führung, Struktur oder Priorisierung. Aber es kann enorm helfen, wenn diese Basis steht.
Mein Angebot: Tool-Auswahl und Einführung leicht gemacht
Ob Sie gerade neu starten oder bestehende Tools evaluieren wollen – ich unterstütze Sie dabei, das passende System für Ihre Organisation zu finden und Teams wirklich mitzunehmen.
📌 Schreiben Sie mir – ich freue mich auf Ihr Projekt.
